Qué hace en realidad un gerente de operaciones de TikTok Shop cada semana

Manejo operaciones de TikTok Shop desde abril de 2023: primero para un vendedor de EE. UU. con varias tiendas, luego en una empresa de servicios de TikTok Shop, y ahora en un portafolio de más de 30 marcas. El nombre del puesto suena vago. El trabajo no lo es. Es la misma lista, cada semana, en el mismo orden.

Esta es esa lista. Si estás contratando a un gerente de operaciones de TikTok Shop, esto es lo que el puesto debería cubrir.

Lunes: primero la salud de la cuenta

Antes que nada, reviso la salud de la cuenta en Seller Center. Infracciones, advertencias, avisos de políticas, tasas de envíos tardíos y de cancelaciones. Una infracción que se queda sin respuesta una semana cuesta más de lo que cualquier promoción deja ganar.

• Toda infracción nueva se lee, se entiende y, si es injusta, se apela el mismo día.
• Toda publicación que fue marcada se corrige o se retira.
• Toda métrica que se esté desviando (envíos tardíos, cancelaciones) recibe una causa con nombre y un responsable.

Mi opinión sincera: la salud de la cuenta es el trabajo que nadie ve hasta que se rompe. Una tienda con grandes creadores y una cuenta suspendida no vende nada.

Publicaciones, precios e inventario

Las publicaciones se desajustan. Alguien cambia un precio en un lugar y no en otro. Una variante se agota y la publicación sigue recibiendo tráfico. Una vez por semana reviso lo siguiente:

• Publicaciones: títulos, imágenes y palabras clave que coincidan con cómo buscan realmente los compradores
• Precios: consistentes entre variantes y correctos frente a cualquier promoción activa
• Inventario: lo que esté por agotarse se avisa temprano al proveedor

Promociones: el calendario, no la carrera de último minuto

Las ofertas flash, los vouchers y las inscripciones a campañas de TikTok Shop funcionan mejor cuando se planean con algunas semanas de anticipación. Llevo un calendario de promociones sencillo: qué está activo, qué está programado, qué fechas límite de campañas se acercan y cuánto inventario necesita cada promoción. Un voucher que sale un día tarde es una semana de impulso perdido.

Muestras y creadores

Las solicitudes de muestras hay que aprobarlas, las muestras enviadas hay que rastrearlas y los creadores que ya tienen el producto tienen que publicar. Aunque otra persona sea dueña del programa de creadores, operaciones es dueña de la parte en que el producto llega físicamente al creador.

Proveedores y cumplimiento

En la mayoría de las tiendas que he manejado, el proveedor está en el extranjero, muchas veces en China. Eso significa que las decisiones de inventario se toman semanas antes de que importen. Cada semana comparo el inventario con lo que se está vendiendo y con las promociones que vienen, confirmo los pedidos abiertos y los tiempos de entrega, y le doy seguimiento a cualquier problema de calidad que aparezca en las reseñas de los clientes. Los problemas con pedidos, las devoluciones y los mensajes de clientes se resuelven, no se dejan archivados.

Viernes: el reporte de una página

La semana termina con un reporte corto que el dueño de la marca puede leer en dos minutos:

1. Qué se movió: GMV, pedidos, productos principales y creadores principales
2. Qué se rompió: infracciones, productos agotados, envíos tardíos, todo lo que costó dinero
3. Qué arreglo después: tres puntos, en orden

Nada de presentaciones de 20 diapositivas. Un fundador debería poder actuar con él el mismo día.

Déjalo por escrito

La última parte del trabajo es la que hace que escale: los SOP. Cada solución que se repite se escribe, para que la siguiente persona, o la siguiente tienda, no empiece de cero. Cuando una tarea aparece en la lista de SOP todas las semanas, esa es mi señal de que hay que automatizarla. Esas herramientas las construyo yo mismo; eso es otra publicación.

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Si quieres un gerente de operaciones de TikTok Shop, o quieres saber si tu esquema actual cubre esta lista, escríbeme a orliejohndeferia@gmail.com. Cuéntame cuántas tiendas manejas y qué falló el mes pasado.